出版业市场竞争的日趋激烈以及推动融合发展、加强国际传播能力建设等新形势、新情况都对传统出版社提出了更多的新要求与高标准。这种新状态已成为倒逼出版社加强内部管理的重要外因，更何况也确有不少出版单位还停留在比较粗放、比较陈旧的管理状态，这早已无法适应出版业乃至文化产业快速发展的需求。
在传统出版社纷纷强化内部管理的过程中，建设ERP系统几乎成为大家不二的选择。所谓ERP，即集成化管理系统。它确实是运用计算机的运算能力和互联网等新型技术手段对现代企业实施系统管理的一种重要工具，但由于出版社在内容专业、机构设置、生产流程、运营模式等诸多方面还存有种种差异，因此，几乎没有一种制式化的ERP软件能为所有出版单位通用。也正因为如此，如何更好地发挥ERP系统建设在加强出版社管理中的作用就成为一个值得认真研究的课题。
一般来说，一个正常运行的ERP系统通常能够在整体化、精细化、效率化和可控化等4个方面助力企业的管理。对出版社而言，其具体表现大致如下。
一是管理的整体化。图书出版的ERP管理系统一般包括编务系统、出版系统、发行系统和财务系统等4个模块，有些出版单位还在此基础上增加了OA（办公自动化）和统计分析2个模块。这些板块的管理系统不仅涵盖了出版社的所有业务，更重要的还在于它们之间的互联互通，真正形成了网状整体。通过提前设定各个管理模块，明确各个部门的管理职能。交叉职能分工明确，责权清晰。各种数据和信息的流转皆通过网络传递，打通了一个个的信息“孤岛”，避免了各个部门间的信息不对称，其整体化管理的优势自是不言而喻。
二是管理的精细化。由于ERP的要义在于集成与系统，这就必然要求整个生产链条上的各个要点不能缺失。ERP系统借助信息技术手段对图书选题及图书生产流程加以精细化管理。从一个选题的确立到图书的发货销售，每个责任人和每个操作时间节点等都可以在ERP系统中精准地呈现。因而，哪个部分出了问题或闪失会立即得以曝光而被发现被“止血”。比如将著作权合同到期时点、不同类型图书的库存预警数等进行系统精细化管理，不仅为出版社更好地维护自身版权资源和保证重要产品在市场持续供货提供了清晰、快捷、准确的支持，也为各级领导做出相应的决策提供了较好的数据支持。
三是管理的效率化。ERP系统互联互通的天性决定了在这个系统中的所有数据理论上都是可以共享共用的，这显然不同于以往“孤岛式”的封闭与各自为阵。比如在选题申报这个基础的编务环节中，既要设定选题申报各个必填项，确立重要的图书基础信息，还要规范选题的审批流程。对选题填报项的设定，不仅要将必填字段尽最大可能地考虑周全，还可将ISBN及CIP系统的部分必填字段也设计进来，这样显然就减少了编辑们在后期编务流程环节中的重复操作；图书的出版时间、版本情况、版印次记录、字数、印张、定价、印数、码洋数等基础数据，也会随着图书生产流程各环节中权限操作人员的维护，以其“不可逆性”为编印发乃至财务管理工作提供权威的数据保障。这就是管理的效率化。
最后是管理的可控化。将ERP系统在管理上的前“三化”讲清楚后，“可控”二字的含义就已暗含其中。如一般的ERP系统中都会设有某一项目生产流程及节点的动态显示，因此项目流转到了哪个节点，是需要提速还是正常运行，如果提速又需要采取哪些措施、调集何方力量，皆以“待办事项”的方式在ERP系统主界面呈现，一目了然。这就是管理的可控化。
以上简述了ERP系统建设在加强出版社管理中的四大积极作用，另外还需再明确两点才更加完整与周全。
第一，ERP系统固然在理论上能最大限度地展示上述“四化”的“正能量”，但必须强调的是，这四大“正能量”绝对不是ERP与生俱来。更重要的是使用这个系统的出版社需要依据本社的特点对自身的生产流程及管理之道进行一次理性的、冷静的条分缕析，清晰、明确地提出符合自己实际的需求。在这个意义上，也可以说，一套ERP系统的优劣与否，其命运与其说掌握在设计工程师那里，不如说掌握在使用者手中更为确切。
第二，ERP系统的功能及作用要想得到有效地充分发挥，最关键的还在于出版社管理层的决策到位，必须要求本社所属各部门全面上线，坚决执行；更不允许在线上之外再开小灶，走后门。倘如此“法外有法”，坏掉的就绝不只是一个ERP系统，而是坏了自家规矩，更不要让ERP系统背上“不好使”的恶名。
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