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值班➕远程办公,阻隔不了心的距离

突如其来的新冠肺炎疫情,让我们年初制定的工作计划受到严重影响。在这样的非常时刻,我们不能像之前设想的那样按部就班地稳步推进。在社领导带领下,全社员工形成共识:在疫情危机面前,我们的工作不能停顿,良好的发展势头不能停滞;我们要采取非常措施,努力克服一切困难,以积极主动的姿态迎难而上。社里及时调整了选题策略、营销策略和经营策略,动员全社员工要化危为机,主动出击,争取更大市场份额。

2020年2月3日,根据中国出版集团指示精神,我们正式开始了“值班+远程办公”的工作模式,社领导和中层干部带头值班,其他员工则在家里远程办公。这是我们以前从来没有尝试过的,在人文社近70年的历史上也尚属首次。我们的值班工作由社领导带头,共分成三组,每组有两个社领导和八九个中层干部,一共31人,坚持每天轮流到单位值班。总编室、人事教育部、计划财务部、排校部、美编室、出版部、发行部、策划部、文创部等安排专人值班;社办、总务部努力做好办公区域消毒、体温检测、午餐提供等后勤保障工作。

而在家办公的员工也很快进入工作状态。在家,是为了共同“抗疫”;在家办公,是为了恢复生产、复苏经济。虽然有人说远程办公能带来很多好处,例如节省了上下班的时间,可以充分借用科技手段等。但不可否认的是,对某些岗位来说,工作效率下降和沟通成本提升是必须面临的挑战。如何克服远程办公的弊端,充分有效地调动大家工作的积极性,这是我们要考虑的问题。对此,我们进行了专门研究,提出了一系列应对措施。

经过一个月的时间,我们正在适应新的办公方式,从尝试和摸索走向规范,在保持了过去工作流程的基础上,工作模式在不断创新。可以说,我们的工作是有条不紊的,我们的步伐是坚定而有节奏的。通过全体员工的努力,我们的工作也取得了一定的成效。

首先,积极改变工作方式,适应疫情期间的特殊要求。社务会以视频形式召开,研究近期重点工作,统一思想认识;中层干部会以视频形式召开,社领导第一时间传达党中央和中国出版集团指示精神,部署具体工作;生产会以视频形式召开,安排已经发稿图书的排版、校对、封面设计和印制工作;各部门分别召开视频会,部署部门和每一个员工的近期工作。经过一个月的摸索,我们已经熟练掌握来视频会议、在线文档以及各种新的办公方法。居家办公人员与社里值班人员,通过快递实现书稿往返。视频工作会对我们来说一开始有些陌生,但很快我们就熟练运用起来,也充分感受到这种形式到高效和便捷。透过手机屏幕看到一个个同事熟悉的面容,“我们是一家人”的感觉突然间变得很强烈。

第二,工作有计划、有条理。2月3日,上班第一天我们就要求每个部门都提交2月至3月的工作计划,要求计划要具体、有可操作性。编辑部详细列出正处于编辑加工状态的书稿和已经完成的书稿,并对审稿时间进行计划;排校部详细列出正在排版校对的书稿,处于不同校对批次的书稿;美编室列出正在设计和尚未设计的封面清单;发行部针对疫情带来的市场变化,提出自己的应对措施,确保网络销售的稳定,保证完成全年回款任务;策划部针对疫情带来线下营销活动无法组织的困难,提出全面转向线上营销的计划;数字出版与科技部提出积极主动推广电子书、有声书的计划;对外合作部密切关注疫情对国际交往带来的影响,积极向海外出版商和代理机构推介重点新书;文创部考虑全年的工作计划和重点产品方案。

第二,针对居家办公可能出现的问题,采取一系列有效措施。首先是形成部门每周例会制度,每个部门至少一召开次由社领导参加的部门视频工作会,并坚持每周开例会,把工作任务分解到每一个人,让所有的人都动起来。部门例会每周安排部署重点工作,让每个人每天都知道应该做哪些工作。我们向员工下发了《人民文学出版社远程办公问答》,向全体中层干部推荐了《高效远程办公指南》的文章。建议员工要像日常上班那样安排作息,每天要有仪式感,洗脸刷牙后穿戴整齐,要有相对固定、相对安静的工作时间,区分好工作和休息时间。

第三,工作计划得到认真落实。按照工作计划,再把计划拆解为具体任务,我们在2月份取得了踏踏实实的工作实效。二月份申报选题52种,其中主题出版项目6种,针对此次新冠肺炎疫情专门策划选题2种,针对现代化治理、全面实现小康社会策划选题4种;出版社还为明年70周年社庆专门策划了“中国人的文学书架”丛书,计划收入人文社历史上古今中外的经典作品70-100种。在图书编辑加工方面,严歌苓的新作《666号》、葛亮的《匠人》、李洁非的《古史六案》、猫腻的《庆余年4》、江南的新作等新书、畅销书都在紧张进行中。

在图书生产方面,编辑部发稿新书21种,重印书55种(含上海九久读书人公司)。生产会安排生产的图书31种,完成书稿校对800万字,封面设计30多本。在宣传营销方面,共组织视频直播活动10场,包括针对王强《我们的时代》、高洪雷《丝绸之路》、“哈利•波特”责编王瑞琴、《在红楼梦里读懂中国》作者闫红等新书的直播,也包括针对常销书《诗经》的直播。为纪念汪曾祺、柏杨诞辰100周年,我们专门组织了各种线上活动,邀请相关专家和编辑做视频直播,并在销售网站制作专题。我们的自媒体也得到充分发展,微信公众号发布阅读量10万+的文章一篇,抖音发布播放量100万+的视频一条,抖音粉丝迅速超过了30万。在市场销售方面,发行部大力加强网上书店销售力度,制作各种专题销售页面。截止到2月27日,入库码洋达1900多万,图书发货码洋3100多万,回款超过2200万。在数字出版方面,我们第一时间推出免费的有声读物,目前已有4万多人领取、价值高达80万元,还与学习强国掌阅等平台推出免费电子书的活动,积极履行社会责任。在对外合作方面,我们开通了海外自媒体账号,将我们抗击疫情、团结奋斗的精神传到海外。文创部制订了上半年重点产品策划方案,对已经成熟的方案积极联系打样制作……尤其令人感动的是,排校部主任朱美凤从2月3日起坚持每天到单位,安排部署工作,亲自看校样,排校部在短短三周时间里完成书稿校对800万字,与正常工作状态下保持了同样水平。

应该说,在这一个月中,全体员工的工作积极性是非常高涨的。社领导和中层干部等关键岗位人员发挥了重要作用,社领导安排合理、部署得当是高效工作的前提,《新文学史料》编辑部主任郭娟、古典文学编辑室主任葛云波、青年文学编辑室主任付如初等积极参与社里策划的视频直播、在线教学活动,取得了明显成效。还有一个例子可以作为证明:当我们提出要重版迟子建的《白雪乌鸦》时,从改定封面文件到10000册图书入库,仅仅用了5天时间,而且发行部第一时间在各大网站制作专题,第一时间发货;策划部提前向媒体发稿,做了充分铺垫和预热……应当说,各个部门之间的协作说非常高效的。

面对疫情、面对挑战,人文社的应对措施是积极有效的。“值班➕居家办公”虽然给我们带来了空间上的距离,但是并没有阻隔心灵上的距离。相反,我们的心更加紧密地团结在了一起,团结一致、共度时艰、积极有为,成为每一个员工自觉遵循的行动指南。

当前,疫情拐点还未到来,我们仍需再接再厉,不断总结经验、不断提升工作水平,争取获得更多的发展机会,为出版社、为国家的经济复苏作出自己的贡献!

责任编辑:袁思源

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